Rechtsanwalt erklärt die GmbH Gründung

Sind mehrere Personen zur Führung der Geschäfte bestimmt, gilt gesetzlich der Grundsatz der Gesamtverantwortlichkeit, sowohl in der GmbH als auch in der AG. Im Gesellschaftsvertrag können davon abweichende Regelungen getroffen werden. Das gilt auch für die AG, deren Satzung sich ansonsten streng an die gesetzlichen Regelungen halten muss. Die Geschäftsführer haben die Möglichkeit der Ressortbildung und somit der günstigen Arbeitsaufteilung. Gerade in großen Kapitalgesellschaften ist es notwendig solche Mechanismen auszuschöpfen.

Das entbindet sie jedoch nicht von der Pflicht sich gegenseitig zu unterrichten und von Fehlentscheidungen abzuhalten, sog. „Vier-Augen-Prinzip“. Bei besonders wichtigen Entscheidungen, in der Regel solchen die den Unternehmensgegenstand betreffen, muss das Management jedoch gemeinsam handeln.

Unterläuft dabei ein Fehler, aufgrund dessen der Gesellschaft ein (finanzieller) Schaden entsteht muss das Management auch gesamtverantwortlich einstehen. Eine Exkulpation kann gerade nicht mit der Entschuldigung erfolgen, man sei an dem nämlichen Geschäft nicht beteiligt gewesen.

Oftmals werden Normen des Aktienrechts auch für die GmbH herangezogen. Einer der wichtigsten Grundsätze ist die sogenannte Business Judgement Rule des Aktienrechts, § 93 Abs. 1 AktG.

In Bereichen von Entscheidungen, die das Management einer Kapitalgesellschaft nach eigener Vorstellung treffen kann (sogenannte unternehmerische Ermessensentscheidungen) hat das Management einer Kapitalgesellschaft die Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters anzuwenden. Trotzdem wird dem Management gerade in Ermessensentscheidungen ein weiter Handlungs- und Entscheidungsspielraum zugebilligt. Das soll garantieren, dass die Scheu vor übermäßigen Risiken nicht die Möglichkeit überdeckt profitable Chancen für die Gesellschaft zu ergreifen.

Entsteht der Gesellschaft durch eine Entscheidung des Managements ein Schaden müsste das Management für diesen Schaden einstehen. Es kann sich von der Behauptung einer tatsächlichen Pflichtverletzung jedoch frei machen (Exkulpieren) wenn es beweisen kann, dass die Entscheidung gutgläubig, ohne Sonderinteressen und sachfremde Einflüsse, zum Wohle der Gesellschaft und auf der Grundlage der Akquirierung von sachgerechten Informationen gefällt wurde.

Wichtig ist, dass nicht die Gesellschaft ein Fehlverhalten beweisen muss, sondern das Management das ordnungsgemäße Verhalten. Dem Management obliegt die sogenannte Beweislast, § 93 Abs. 2 S. 2 AktG. Es ist daher eine genau Dokumentation der Entscheidungsfindungsgrundlagen zu empfehlen. Insbesondere sollten für unternehmerische Fragen nur sachnahe Quellen herangezogen werden. Die einfache Recherche im Internet reicht nicht.

Das Management einer Gesellschaft treffen wegen der leitenden Funktion sämtliche organisatorischen Pflichten, als auch die Pflicht die sach- und rechtskonforme Ausübung durch die Gesellschafter oder Arbeitnehmer zu überwachen. Grundsätzlich trifft die leitenden Organe die Pflicht zur Gewährleistung der Rechtskonformität im Unternehmen aber darüber hinaus auch die Gewährleistung der Einhaltung von allgemein ethischen oder selbst gesetzten Standards (Compliance). Dogmatisch ergibt sich die Pflicht zur Gewährleistung der Gesetzestreue bereits aus dem Aktien- und GmbH Recht. Außergesetzliche gesellschaftliche Pflichten werden aber auch in Ziff. 4.1.3 des Deutschen Corporate Governance Kodex begründet. Beispielhaft dafür sind die Form der Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern, das Verhalten der Mitarbeiter untereinander oder auch eine auf Nachhaltigkeit ausgerichtete Produktion. Ein Verstoß gegen eine solche Pflicht kann immense Ersatzzahlungen nach sich ziehen.

In der AG kommt die Besonderheit hinzu, dass der Vorstand nicht alleiniges Leitungsorgan ist. Der Aufsichtsrat hat die Überwachungsaufgabe inne die vergangenen Handlungen des Vorstands zu kontrollieren und ihn im Vorhinein zu beraten.

Die Garantie der Einhaltung solcher Organisationsstrukturen ist demgegenüber nicht gerade einfach. Das Management eines Unternehmens ist mit immer neuen gesetzlichen Normen aber auch freien Regelungen konfrontiert. Bei einer Verletzung dieser Pflichten droht dem Geschäftsführer sowohl eine Haftung im Innenverhältnis gegenüber der Gesellschaft als auch eine Geldbußen- oder Schadensersatzhaftung im Außenverhältnis. Daher gibt es Compliance Systeme, die die Einhaltung dieser der Gesellschaft obliegenden Pflichten übernehmen.

Das Management kann auch einzelne Aufgaben delegieren, entweder durch Ressortbildung untereinander oder durch Weitergabe an Mitarbeiter. Das Management übernimmt im Fall einer solchen Organisationsstruktur nur noch die Auswahl -, Einweisungs -, und Überwachungspflichten und sieht sich damit einer enormen Haftungserleichterung gegenüber. Auch für eine solche Struktur gibt es Compliance Systeme die Störfälle aufzeigen.

Branchenspezifische Compliance-Pflichten bestehen vor allem in der Finanz- und in der Versicherungsbranche. Darüber hinaus besteht keine generelle Pflicht zur Einrichtung eines umfassenden Compliance-Systems. Die Notwendigkeit muss sich an den Verhältnissen der einzelnen Gesellschaft, insbesondere ihrer Art, Gesellschafterzahl und Größe sowie der Risikoanfälligkeit der Branche und Verdachtsfällen der Vergangenheit orientieren.

Eine Kapitalgesellschaft haftet mit ihrem gesamten Vermögen. Wird die Gesellschaft neu gegründet muss daher ein bestimmtes haftbares Kapital aufgebracht werden. Diese Menge an Bar- oder bargeldähnlichen, sowie Sachgütern muss nicht unangetastet bleiben. Der Wert von Sachgütern verringert sich über die Zeit durch Gebrauch und Nutzung ganz natürlich. Mit dem vorhandenen Kapital der Gesellschaft soll das Management wirtschaften. Kapitalerhaltung bedeutet nicht, dass das Vermögen der Gesellschaft unangetastet bleibt. Vielmehr bedeutet es, dass das Vermögen der Gesellschaft nicht gesetzeswidrig an die Gesellschafter oder Aktionäre ausgezahlt werden darf. Dieser Grundsatz und dessen Voraussetzungen findet sich für das Aktienrecht in den §§ 57 ff. AktG und für die GmbH in §§ 30, 31 GmbHG. Wer haftet also, wenn eine solche Auszahlung offen oder verdeckt gleichwohl vorgenommen wird?

Im GmbH Recht haftet wegen der weitaus personelleren kleineren Struktur der Gesellschafter, an den rechtswidrig ausgezahlt wurde. Ist von ihm keine Rückzahlung zu erwarten haften die übrigen Gesellschafter.

In der AG haftet für solche Zahlungen der Vorstand gemäß § 93 Abs. 3 Nr. 1 AktG. Das Management muss dementsprechend die Verluste der Gesellschaft wieder ausgleichen, die durch die durch das Management veranlasste Zahlung entstanden sind.

Gemäß § 93 Abs. 6 AktG verjähren Ansprüche der Gesellschaft gegen die Führungsorgane wegen einer Pflichtverletzung in 5 Jahren. Ist die Gesellschaft zum Zeitpunkt der Pflichtverletzung börsennotiert, sieht das Gesetz sogar eine 10jährige Verjährungsfrist vor. Diese Besonderheiten für ausgeschiedene Organmitglieder gelten damit unmittelbar zunächst für die AG. Eine Anwendung der 10jährigen Frist kommt wegen der fehlenden Börsennotierung einer GmbH ohnehin nur für die AG in Frage. Wegen § 116 AktG gilt diese Nachhaftung auch für den Aufsichtsrat einer AG.

Als steuerrechtlicher Haftungsschuldner im Sinne von § 69 AO kommt auch ein zwischenzeitlich ausgeschiedener Geschäftsführer einer GmbH in Betracht, wenn er die ihm während seiner Tätigkeit obliegenden steuerlichen Pflichten der Gesellschaft schuldhaft nicht erfüllt hat.

Im Fall der (drohenden) Insolvenz des Unternehmens treffen die Managementorgane besondere Pflichten. Tritt bei einer Kapitalgesellschaft der Zustand der Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung ein, haben die Mitglieder des Managements die Pflicht spätestens drei Wochen nach Eintritt des Ereignisses den Antrag auf Eröffnung des Insolvenzantrags zu stellen, § 15a Abs. 1 S. 1 InsO. Diese Pflicht gilt also Gesellschaftsform unabhängig für die GmbH und die AG.

Zahlungsunfähigkeit liegt vor, wenn die Gesellschaft nicht in der Lage ist die fälligen Zahlungspflichten zu erfüllen. Ob Überschuldung vorliegt ist an zweierlei Punkten zu entscheiden. Überschuldung liegt zunächst vor, wenn das Vermögen der Gesellschaft nicht ausreicht um die Verbindlichkeiten zu decken. In einem zweiten Schritt kann dieses Ergebnis korrigiert werden: ist die Fortführung des Unternehmens trotzdem überwiegend wahrscheinlich liegt trotz des geringeren Vermögens keine Überschuldung vor.

Die Geschäftsführungsorgane einer Kapitalgesellschaft sind zur Buchführung verpflichtet. Daher müssen sie die Finanzen der Gesellschaft im Blick haben und eine Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung erkennen und auf diese reagieren.

Das Management kann sich gerade nicht darauf berufen, ein hinzugezogener Steuerberater habe auf die drohende Insolvenz nicht hingewiesen. Dieser ist grundsätzlich bei einem Mandat allgemeiner Beratung nicht dazu verpflichtet. Vielmehr ist die Erkennung dieses Zustandes originäre Aufgabe des Managements (BGH, Urteil 07.03.2013 –  IX ZR 64/122).

• 15 Abs. 1 InsO wird vom BGH als Gläubigerschutznorm verstanden. Gläubiger die mit ihren Forderungen auf die Insolvenzquote verwiesen sind, können vom Management der Gesellschaft Schadensersatz in der Höhe verlangen, in der sich das Gesamtvermögen und damit die individuelle Quote verringert. Dieser Schaden wird jedoch in der Regel für langjährige Vertragspartner gering und insgesamt schwer durchzusetzen sein.

Der Geschäftsführer haftet jedoch nicht nur „außen“ den Gläubigern gegenüber, sondern auch gegenüber der Gesellschaft „im Inneren“.

Der Vorstand einer Aktiengesellschaft hat im Fall, dass ein Verlust in Höhe des Stammkapitals erkennbar wird unverzüglich die Hauptversammlung der AG einzuberufen und die wirtschaftliche Schieflage anzuzeigen. Sowohl der Vorstand einer AG als auch der Geschäftsführer der GmbH haften im Falle eines verspäteten Insolvenzantrages für veranlasste und auch nicht verhinderte Auszahlungen der Gesellschaft gegenüber auf Schadensersatz, §§ 92 Abs. 2 AktG, 64 S. 1 GmbHG. Es sind nur noch solche Zahlungen gestattet, deren Nichterbringung andernfalls staatliche Sanktionen nach sich ziehen (z. B. Zahlungen an Finanzämter und Krankenkassen) (LG Dresden, Urteil 12.04.2013 – 9 U 3263/07). Aber auch der Aufsichtsrat einer AG hat in der wirtschaftlichen Krise die Pflicht den Vorstand besonders zu überwachen. Zudem kann auch der Aufsichtsrat wegen § 116 S. 1 AktG entsprechend sowohl der Gesellschaft als auch den Gläubigern persönlich haften.

Das Management von Kapitalgesellschaften kann gemäß §§ 401 AktG, 84 GmbHG sogar eine strafrechtliche Sanktionierung treffen, wenn es unterlässt einen kritischen Verlust des Gesellschaftsvermögens anzuzeigen.

Directors& Officers (D&O) Versicherungen sind konzeptionell aus dem amerikanischen Raum stammende Vermögensschaden- und Haftpflichtversicherungen zur Absicherung gegen die persönliche Inanspruchnahme des Managements von Kapitalgesellschaften. Hat das Management ein immenses Gesellschaftsvermögen zu verwalten, kann auch der Schaden, der aus Fehleinschätzungen und Handlungen resultiert für die Mitglieder des Managements existenzbedrohend sein. Eine Haftungsfreistellung oder – beschränkung der Managementorgane ist unzulässig. Besonders vor diesem Hintergrund rücken D&O-Versicherungen in den Fokus. Mittlerweile sind sie für die Führungsetagen der AGs Standard und für GmbHs weit verbreitet.

Der erste Schritt zur wirksamen Gründung einer GmbH ist m.M. die Erstellung des Gesellschaftsvertrages. Der Gesellschaftsvertrag, auch als Satzung bezeichnet, unterliegt dem Formzwang der Schriftlichkeit. Inhaltlich sollte dieser vor allem folgende Regelungen beinhalten:

• der Name Ihrer Gesellschaft (Firma) und deren Sitz
• der Gesellschaftszweck (d.h. was genau macht die Gesellschaft bzw. ist ihr Tätigkeitsfeld)
  die Anzahl der Geschäftsanteile jedes Gesellschafters
• Höhe des Stammkapitals
  spezifische Regeln für die Gesellschafter (z.B. bei Abstimmungen, bei Ausscheiden eines Gesellschafters, Erbfolge, bei Aufnahme weiterer Gesellschafter, usw.)
•  Regelungen zur Geschäftsführung und Vertretung

Der Gesellschaftsvertrag kann und muss weitestgehend auf Ihre individuellen Ziele und Vorstellungen angepasst werden. Von der Verwendung von Einheitsverträgen oder standardisierten Mustern birgt hierbei die Gefahr, dass entweder nicht verstanden wird, was darin geregelt ist oder inhaltlich passen die Regelungen einfach nicht auf Ihre Bedürfnisse und Vorstellungen.

Von besonderer Bedeutung ist die Bestellung des oder der Geschäftsführer. Empfehlenswert ist es deshalb schon an diesem Punkt die oder den Geschäftsführervertrag zu schließen. Dieser beinhaltet neben den Rechten und Pflichten, die Vergütung, Regelungen zur Kündigung sowie ggf. Wettbewerbsverbote

Der Gesellschaftsvertrag muss zwingend durch einen Notar beurkundet werden. Deshalb sollte die Wahl auf einen Notar fallen, der „mitdenkt“ und nicht nur „vorliest“. Erfolgreiche GmbH Gründungen wurden meist durch gute Zusammenarbeit mit dem Notariat durchgeführt. Deswegen arbeite ich z.B. auch nur noch mit einem berliner Notariat zusammen, der diese Kriterien erfüllt.

Bei dem Beurkundungstermin müssen alle Gesellschafter anwesend sein. Bei Verhinderung muss eine notariell beglaubigte Vollmacht vorgelegt werden. Legen Sie Ihrem Notar eine Liste mit allen Gesellschaftern inklusive der Unterschriften vor oder erstellen diese zusammen mit Ihrem Notar. Ihr Notar benötigt diese Unterlagen für die spätere Anmeldung beim Handelsregister.

Die Kosten für einen Notar durch Beurkundung und Anmeldung der GmbH beim zuständigen Handelsregister sind jeweils abhängig vom Beurkundungswert und vom Arbeitsaufwand des Notars. Zwischen 800 EUR und ca. 1.300 EUR sollten bei einem Beurkundungswert zwischen 25.000 EUR und 30.000 EUR eingeplant werden.

Weitere Voraussetzung für die Eintragung in das Handelsregister ist die Erbringung des Stammkapitals. Soll dieses mittels Bareinlage geleistet werden, so muss mindestens ¼ des Kapitals vor der Eintragung auf das Geschäftskonto eingezahlt werden. Insgesamt müssen jedoch in jedem Fall mindestens 12.500 € bei Gründung aufgebracht werden. Für die Einzahlung des Kapitals benötigen Sie ein Geschäftskonto für Ihre GmbH. Informieren Sie sich bei den Bankinstituten, ob ein solches Konto angeboten wird und erfragen Sie die Gebühren.

Möchten Sie das Stammkapital mittels Sacheinlagen leisten, so müssen diese vollständig noch vor der Eintragung in das Handelsregister an die Gesellschaft geleistet werden.

Den Beleg der Einzahlung auf das Geschäftskonto bzw. im Fall der Sacheinlage die damit verbundenen Verträge und Unterlagen müssen Sie ebenfalls Ihrem Notar vorlegen

Mit der Einreichung des Nachweises für die Erbringung des Stammkapitals sollten Ihrem Notar nun alle notwendigen Unterlagen vorliegen. Dieser wird Ihre Gesellschaft nun beim zuständigen Registergericht anmelden. Sie erhalten nach Überprüfung aller Voraussetzungen eine Bestätigung der Eintragung Ihrer Gesellschaft sowie die dazugehörige Handelsregisternummer. Erst ab diesem Zeitpunkt der Eintragung ist Ihre GmbH wirksam gegründet. Denken Sie nochmals daran, dass erst jetzt die beschränkte Haftung auf das Gesellschaftsvermögen greift. Die Kosten für die Eintragung in das Handelsregister können sich bei der Gründung einer GmbH von 150 € bis zu 700 € belaufen.

Gewerbeamt:

Sie sind dazu verpflichtet Ihre GmbH bei dem zuständigen örtlichen Gewerbeamt anzumelden, nach welchem sich sowohl die Kosten als auch die Form der Anmeldung richten. Je nach Möglichkeit erfolgt die Anmeldung postalisch, online oder persönlich. Die Kosten für eine Gewerbeanmeldung entsprechen ca. 30 bis 60 €.

IHK/HWK, Finanzamt und Weitere:

Nach der Anmeldung beim Gewerbeamt muss noch eine Anmeldung beim Finanzamt erfolgen. Hierfür müssen Sie einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen und erhalten damit ihre Steuernummer. Neben der verpflichtenden Anmeldung bei der Industrie- und Handelskammer oder der Handwerkskammer können noch weitere Anmeldung relevant sein, beispielsweise bei der Berufsgenossenschaft. Dies ist je nach Einzelfall und Art der Gesellschaft zu beurteilen.

Zumeist leitet das zuständige Gewerbeamt die Anmeldung an diese Institutionen automatisch weiter. Gehen Sie trotzdem auf Nummer sicher und melden Sie sich persönlich. So kann der Anmeldeprozess mitunter auch beschleunigt werden. Durch die Mitgliedschaft bei der IHK/ HWK werden Ihnen Gebühren anfallen. Beachten Sie hierbei, dass eine Anmeldung bei den genannten Institutionen erst nach der vollständigen Eintragung in das Handelsregister vorgenommen werden kann. Die zuständigen Ämter verlangen bei der Anmeldung zumeist einen Auszug aus dem Handelsregister.

Denken Sie auch an die Möglichkeit Versicherungen abzuschließen.

Die Gründung einer UG ist durch sog. Musterprotokolle möglich, die man am Ende des GmbHG finden kann. Diese nehmen zwei Szenarien in Betracht: Gründung einer Ein-Personen- oder Mehrpersonengesellschaft. Solche Protokolle beinhalten Informationen, die sich normalerweise in drei Unterlagen befinden: Gesellschaftervertrag (Satzung), Bestellung des Geschäftsführers und Gesellschafterliste. Einerseits ist die Verwendung des Musterprotokolls kostengünstig, weil dabei komplett auf rechtliche Beratung verzichtet wird und diese Unterlagen nur notariell beurkundet werden müssen.
Sie beinhalten keine oder wenige o.g. Satzungsinhalte zu Regelungen für die Gesellschafter.
Es mag zwar sein, dass bei Erst – Beurkundung eine geringere Notargebühr entsteht, aber wenn die Gesellschafter später mal was in der Satzung ändern wollen, muss diese Satzungsänderung ja jedesmal wieder beurkundet werden, wodurch neue Gebühren entstehen.

Durch eine Nutzung des Musterprotokolls, aufgrund seiner Einfachheit, wird keine Beratungszeit benötigt für gewöhnlich braucht der Notar auch nicht lange für die Beurkundung. Allerdings ist erfahrungsgemäß festzustellen, dass die Eintragung ins Register durch das Registergericht nicht schneller geht.

Nach meiner Einschätzung ein klares NEIN.

Das Stammkapital einer UG kann ab 1 € bestehen. Aber faktisch kann die 1 EUR Gesellschaft mit diesem Kapital nicht mal die Beurkundungskosten tragen und wäre genau genommen sofort überschuldet bzw. nicht zahlungsfähig.

Die UG hat eine volle Buchführungs- und Bilanzierungspflicht, genau wie bei der GmbH (und auch einigen Personengesellschaften

25% des jährlichen Gewinns muss in die Rücklagen eingezahlt werden. Dieses Geld (also die Rücklagen) darf nur für die Fälle des § 5a III Nr. 1 – 3 GmbHG genutzt werden.

Das Stammkapital darf nicht durch Einbringen von Sacheinlagen aufgebracht werden. Dies ist z.B. dann nachteilig, wenn das Unternehmen gerade mit der Einbringung von Maschinen (Bauunternehmen) oder anderes Equipment (Tonstudio) gegründet werden soll und kein Bargeld für eine Bargründung vorhanden ist.

In den Musterprotokollen befinden sich keine Besonderheiten. Diese dürfen auch nicht ergänzt oder verändert werden, denn dann wäre es ja kein Musterprotokoll mehr.

In einer „eigenen“ Satzung könnten z.B. Vorschriften über den Erwerb bzw. Verkauf der Gesellschaftsanteile, Vererbung, Einbeziehungsklausel, Vorkaufsrecht des Gesellschafters, Grundsätze der Finanzverfassung oder Grundsätze der Gesellschafterversammlungsberufung (auch eine Ablauf, Rede- und Fragezeit).

Bei Verwendung einer eigenen Satzung schwinden die Kostenvorteile der UG – Gründung, durch erhöhten Beratungsaufwand.

Durch das sehr geringe Stammkapital, was ja die Mindesthaftungssumme der UG darstellt, ist auch das Ansehen im Geschäftsverkehr nicht besonders hoch und gilt sogar als unsereös. Das stellt meiner Meinung nach den größten Nachteil der UG dar und damit das Ausschlusskriterium für diese Rechtsform (in den meisten Fällen), denn wer will schon eine unseriös wirkende Firma gründen?

Vertrauen von Businesspartner und von Banken ist umso geringer, je geringer auch das Haftungskapital ist.